SharePoint is volwassen geworden…

Rond 2000 kon de wereld voor het eerst kennismaken met SharePoint. Destijds niet meer dan een schil over het bestaande file system. Als we de meest recente versie vergelijken met de versie van toen, dan is… Ik wil de vergelijking niet eens proberen te maken. SharePoint Foundation 5 of SharePoint 2013 is in veel opzichten een compleet en volwassen product geworden.

Rekening houden met de Standaard

De tactiek om “de bal in de ploeg te houden” heeft Microsoft in het verleden een hoop opgeleverd. Maar met het groeiend aandeel van de Apple Computer, ook in de zakelijke markt, en mobiele apparaten als de Tablet en de Telefoon is het verstandiger om die tactiek los te laten. Voor SharePoint 2013 maakt het nagenoeg niets meer uit met welk toestel of web Browser je dit systeem benadert. Alles is gegoten in standaarden die voor het web gelden, zoals HTML 5 en Javascript. Invoegtoepassingen als Silverlight, die bij de vorige versie van SharePoint intensief gebruikt werden zijn niet meer nodig.

Social Enterprise Networking

Als sinds de SharePoint versie 2007 doet Microsoft een poging, via de MySite en profielen een platform te creëren waar ook plaats is om persoonlijke informatie te delen met de organisatie. Hierbij moet je denken aan contact informatie, maar ook aan competenties, projecten en zakelijke interessegebieden. In de meeste recente uitvoering van SharePoint komt het systeem aardig in de buurt van de grote social media als Twitter, Facebook en LinkedIn. De medewerker kan documenten, sites, activiteiten van collega’s en zogenaamde Hashtags “volgen”. Als deze informatie komt samen in een persoonlijke overzichtspagina. Dankzij het gebruik van Hashtags (#) en Mentions (@) wordt informatie in het SharePoint systeem aan elkaar gerelateerd.

Newsfeed

In het verlengde van bovenstaande functionaliteit is de Newsfeed. Iedere “Teamsite” heeft standaard een “microblog” waar de medewerker mededelingen kan doen en kleine artikelen kan publiceren. In het verleden werd hiervoor vaak de e-mail server misbruikt. Beetje zonde van deze resources waarbij het doel niet optimaal bereikt werd.

OneDrive Pro

Medewerkers hebben steeds meer behoefte hun eigen documenten te benaderen op met moment dat zij niet op kantoor zijn. Veel organisaties gaan over op het zogenaamde “Thuiswerken”. Wanneer men gedetacheerd is bij een bedrijf, of wanneer een medewerker betrokken is bij een project moet deze wel bij hun persoonlijke documenten kunnen. Dankzij OneDrive Pro, de zakelijke tegenhanger van de consumenten uitvoering OneDrive is dit erg eenvoudig. Heeft de consument met OneDrive een opslagmogelijkheid bij Microsoft, dan heeft de zakelijke gebruiker (Pro) de mogelijkheid om documenten rechtstreeks in een specifieke SharePoint bibliotheek op te slaan, waardoor deze informatie eventueel direct gedeeld is met de collega’s.

Workflow

Ontwikkelaars van werkstromen hebben vaak behoefte aan het gebruik van “Loops”. Gebruik makende van SharePoint Designer 2013 is dat, dankzij de gebruiksvriendelijke interface geen probleem meer. De mogelijkheid om een werkstroom te tekenen behoort nu ook tot de mogelijkheid. Zo worden 3th party oplossingen handig buiten spel gezet.

Office 365

De totale cloudoplossing van Microsoft maakt óók dankbaar gebruik van SharePoint 2013. Samen met Exchange 2013, Lync 2013, Office 2013 en misschien zelfs Dynamics CRM 2013 heeft een organisatie overal toegang tot bedrijfsspecifieke informatie. SharePoint 2013 vormt binnen deze oplossing het kloppend hart. Omdat meerdere bedrijven wereldwijd gebruik maken van Office 365, maar ook een heel veel consumenten een Microsoft account hebben is het zelfs mogelijk om samen te werken met mensen buiten uw organisatie.

Conclusie

Liep men in het verleden nog tegen beperkingen aan en waren deze beperkingen reden om (nog) niet met SharePoint te gaan werken, dan is met de komst van SharePoint 2013 het moment gekomen om serieus te overwegen het systeem te gaan introduceren binnen de organisatie. Het delen van informatie en samenwerken bevorderen de productiviteit. Als dit kan op een gebruiksvriendelijke manier en zonder al te veel obstakels, wat houdt je dan nog tegen… Volg de Basistraining SharePoint 2013 en ga zelf aan de slag!